El simulacro de retirada de productos, ¿oportunidad o pesadilla?

Si uno es curioso puede leer o escuchar, casi a diario, las historias de horror de retiradas de productos. Las más sonadas se han producido históricamente en los Estados Unidos: The Peanut Corporation of America en 2009, Blue Bell ice cream en 2015, y Darwin’s Raw Pet Foods este año. Pero el ámbito doméstico no se libra, con casos como los dichosos huevos y su retirada o algunas bolsas de ensalada que, como ya advertimos en este blog, han dado problemas en los últimos meses. Más allá del escenario, de dónde suceden las retiradas de productos alimentarios, todo se convierte en una  pesadilla. Pero la verdad es que las retiradas de alimentos son comunes, incluso para las empresas que se toman más en serio la seguridad alimentaria, entrenan esta vertiente de manera efectiva y mantienen registros excelentes. Sin embargo, todos estos aspectos, cuando se llevan a cabo de manera adecuada y eficiente, ayudan mucho para reducir el impacto y la gravedad de una retirada.

Desafortunadamente, muchas empresas y fabricantes de alimentos, sean grandes o sean pequeñas,  aunque requieren tener un plan de retirada por escrito y evidenciar anualmente ante los inspectores y auditores de las normas de calidad, no están listos para el desafío de completar satisfactoriamente el simulacro de retirada de producto. Les hablas de realizar, como cada año, el simulacro de retirada de producto y todo son largas, nunca les viene bien. Sin los sistemas adecuados establecidos, las empresas ponen en peligro innecesariamente sus clientes, su reputación, sus ingresos y su futuro. Vamos a analizar las consecuencias y los aspectos fundamentales del llamado “simulacro de retirada de producto”, un ejercicio que, como su propio nombre indica, pone a prueba las habilidades para retirar un producto supuestamente en mal estado o potencialmente inocuo.

¿Qué es el simulacro de retirada de producto?

Si tuviera que definir el término con mis palabras diría que el simulacro de retirada de producto, o product recall en inglés, es un ejercicio en el que, partiendo de un problema sanitario hipotético  la organización debe demostrar que es capaz de contactar con todos sus clientes y proveedores para averiguar la causa y evitar o minimizar, en la medida de lo posible, los daños sobre la población.

El simulacro de retirada de producto se debe realizar cada campaña, para comprobar la efectividad del procedimiento. Los resultados de la misma se reflejan en el registro de simulacros de retirada. El simulacro de retirada debe contemplar datos como: la fecha de entrada de muestra, lote de la muestra, formato de la muestra, cliente de destino, número de envío, número de teléfono del transportista, matrícula del transportista, el gestor de residuos autorizado para la retirada, la identificación del material auxiliar, la causa de la retirada, hora de inicio y fin, los kg de entrada y salida, la fecha de entrada y salida y la identificación todas las entradas las entradas de la parcela/producto de origen. Si durante las mismas se detecta que se pierde la trazabilidad en algún punto del proceso,  se abrirá la no conformidad correspondiente. En los casos en los que sea preciso reprocesar o llevar a cabo una operación de reprocesado, se debe mantener la trazabilidad.

En 2012, el Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medioambiente, así se llamaba entonces, publicó una Guía de Retirada de Productos del Mercado. 40 páginas muy interesantes y que os recomendamos leer.

Qué puede suceder si no se trabaja correctamente el simulacro de retirada de producto.

Resolver una retirada de producto de forma adecuada puede conllevar incluso años y potencialmente millones en multas, costos de envío y retirada de producto, así como el impacto de la eliminación de productos, tiempo de inactividad de la línea de producción, demandas legales y pérdida de cuota de mercado a medida que los consumidores pierden la confianza en la empresa. Pero hay errores estratégicos que pueden amplificar estas consecuencias, y ambos tienen que lidiar con la trazabilidad.

Factores determinantes para realizar correctamente el simulacro de retirada de productos.

1.- Trazabilidad incorrecta.

El primer problema que vemos con frecuencia es que los códigos que las empresas asignan a sus lotes no son lo suficientemente específicos. Es decir, abarcan periodos de tiempo demasiado amplios. En lugar de dividir la producción en códigos de lote que abarquen pocos días para que el alcance de una eventual retirada pueda ser lo más limitado posible, algunas compañías solo ejecutan el mismo código de lote para muchas tiradas de producción. ¡Hemos llegado a ver registros con un lote de tres meses! Cuando se produce una retirada, unos lotes que abarquen amplia cantidad de producción puede provocar que se vean implicadas enormes cantidades de producto y que el alcance de este evento negativo sea masivo y que puede llevar a la bancarrota a una empresa.

2.- Sistema de registro poco ágil.

El segundo problema, y puede que sea uno de los más comunes es la falta de documentación dinámica. Hay veces que pedir la trazabilidad completa de un lote es como encontrar la partida de nacimiento de un antiguo egipcio encerrado en una pirámide. El ensamblaje de transacciones utilizando registros desconectados de diferentes departamentos puede consumir mucho tiempo y ser propenso a errores. Por si esto fuera poco, cuando se está bajo la presión de los inspectores de sanidad o auditores de entidades certificadoras que solicitan conectar los puntos entre un ingrediente y los clientes a través de procesos de producción complejos y en varias etapas que usan dicho sistema de registro, puede causar estrés y posibles fallos de auditoría. Es por ello que cada vez se valora más el tiempo de respuesta de la organización en estos simulacros.

Cuando estas dos piezas faltan las retiradas son mayores, más largas y más caras de lo necesario debido a la falta de una trazabilidad precisa.

Pero, ¿cuáles son los errores más frecuentes que saca a la luz un simulacro de retirada de producto?

Errores más frecuentes que saca a la luz un simulacro de retirada de producto.

1) La cantidad de materia prima inicial no cuadra con la cantidad de producto final.

Es uno de los errores más frecuentes, la trazabilidad se pierde antes de salir de la planta de producción. Suele ser habitual, lo cual no es sinónimo de corrección, en mezclas, productos con muchos ingredientes o productos que sufren mermas o ganancias importantes de peso por el propio proceso de elaboración del alimento. Las mermas son tolerables, pero las desviaciones no deberían ser excesivas.

2) El stock del lote, entre el que se ha vendido y el que hay por vender, es superior al lote calculado.

Horror, ¿qué estamos haciendo? No parece ser precisamente el maná cometer estos errores, ya que implica a muchos lotes y evidencia un fallo sistémico a nivel de la trazabilidad.

3) El simulacro evidencia que no se cumplen los criterios FIFO y que queda stock de producto por vender mientras se está vendiendo producto con la fecha de consumo preferente más larga.

Comencemos explicando qué significa FIFO, un término muy empleado en bolsa que proviene del inglés “First in first out”, lo que primero entra debe salir primero. Es una cuestión de lógica, pero tanto la lógica, como el sentido común, no siempre imperan.

Las consecuencias de no cumplir con los el criterio FIFO son varias, pero la principal es que se puede dañar la imagen de marca al introducirse en el mercado productos con una fecha muy corta mientras se han vendido anteriormente otros con una fecha más larga. Se produce un mayor riesgo de contar con producto cercano a su fecha de consumo preferente, lo cual puede hacer recelar a los consumidores finales.^­

4) La Empresa demuestra que los tiempos de reacción no son los adecuados.

Las retiradas de productos no conformes no son una cuestión menor. Algunas carecen de importancia para la salud humana, sin embargo, en otros casos, la integridad física de los consumidores se puede ver comprometida por la gravedad del peligro. Una organización que no es capaz de responder a una emergencia, aunque en este caso suceda en forma de simulacro de retirada de producto, puede que no sea capaz de responder a la hora de la verdad.

5) Ni los registros muestran toda la información ni toda la información está registrada.

Hay muchos procesos y muy diversos en una empresa del sector agroalimentario. Tantos que a veces controlar la trazabilidad desde la entrada de la materia prima hasta la expedición de producto final hacia los consumidores o intermediarios es complicado y los manipuladores de alimentos o los propios directivos de la empresa optan por confiar en un modo tradicional de  procesar la información y creen tolerables ciertas pérdidas de trazabilidad que a la postre pueden suponer una pérdida peligrosa de la trazabilidad global del proceso.

6) Errores humanos en la introducción de datos.                                            

Todos somos humanos, el que diga que no se equivoca miente. Un dato mal introducido, un lote mal anotado, una cantidad en la que se altera el orden de los dígitos, pueden suponer un problema de trazabilidad que sale a la luz en situaciones tales como el simulacro de retirada de producto del que estamos hablando

¿Qué hacer para superar en un simulacro de retirada de producto o en una retirada real?

Como siempre, vamos a proponer soluciones a los problemas planteados, de modo que se rellenen los vacíos del sistema de respuesta ante retiradas de producto:

1.- Obtén y genera la información más precisa posible y específica con ingredientes, proveedores y códigos de lote.

Agiliza tus listas de líneas de productos y opciones de empaquetado, es una forma sencilla de reducir posibles dolores de cabeza en caso de una retirada de producto no conforme. Cuantos más componentes y opciones de embalaje tengan los productos con los que trabajes, más complejo será determinar y resolver los fallos de seguridad alimentaria. Pero no te desanimes, trabajar con tu consultor o especialista en este tipo de servicios de trazabilidad es beneficioso, ya que demasiadas compañías tienen líneas grandes donde solo un pequeño subconjunto de sus productos se venden muy bien con márgenes decentes. Las organizaciones más grandes y maduras tienden a diluir sus líneas para optimizar su rentabilidad, y las empresas más pequeñas a menudo pueden beneficiarse haciendo lo mismo.

2.- Sé preciso y minucioso con los registros de la empresa.

La siguiente estrategia que puede emplear para mitigar las consecuencias de un retiro del mercado es ser extremadamente preciso cuando se trata de los registros y códigos de lote. Cuanto más estrictamente refines el sistema de codificación de lotes, menos elementos habrá  que recordar. Eso sí, mi recomendación, vivida en primera persona en una empresa con la que colaboramos es clara: transmite desde el primer al último eslabón la importancia que tienen estos registros. Muchas veces los operarios creen que su principal tarea es producir cuanta más cantidad de producto mejor, y si puede ser en menos tiempo doblemente mejor. La realidad, es que para la empresa, tener la trazabilidad bien atada, cuando depende de sus operarios, es importantísimo. Por ello es importante que todo el personal entienda de la importancia de mantener los registros

En 2010, Hillandale Farms y Wright County Egg recordaron aproximadamente 550000000  huevos, uno de las retiradas de producto alimentari más grandes en la historia de los Estados Unidos. Aunque la compañía pudo resolver dentro de las fechas y las instalaciones específicas donde se originó el producto contaminado, en ese momento tenía 53 millones de gallinas ponedoras, por lo que este nivel de resolución puede no haber sido lo suficientemente adecuado. Si hubieran implementado los códigos de lote de trazabilidad hasta el nivel de gallinero, es posible que el número de huevos retirados hubiera sido menor.

3.- Automatiza al máximo la trazabilidad para estar listo para la auditoría en cualquier momento.

El desafío de mantener una línea de productos demasiado amplia o proporcionar paquetes personalizados es que crea cientos o miles de variantes en los productos de una compañía. Cuando los registros se mantienen manualmente, se vuelve extremadamente difícil administrar las retiradas de producto de manera efectiva. Una hoja de cálculo de Excel puede llevar un registro de todo, pero ciertamente no es dinámica ni eficiente en el tiempo cuando se realizan cálculos de balance de masas, proporciones, o similares.

La clave aquí es adoptar un software que pueda incorporar en cada departamento. Envío, recepción, contabilidad, producción: cuando todos los registros se guardan en una base de datos central, es mucho más fácil verificarlos y actualizarlos. Pero los mejores sistemas no solo centralizan sus datos recopilados; también automatizan su colección de datos.

Los documentos dinámicos se actualizan automáticamente entre sí. Cuando un proveedor cambia, un lote de ingredientes se intercambia, o los productos se envían, todos los registros conectados para cada departamento se actualizan automáticamente. Sin errores del usuario, sin fallos en la actualización de las notas, solo registros sin fisuras, optimizados y actualizados automáticamente.

No hay mejor forma de seguir los procesos de producción complejos, controlar los peligros y recopilar toda la información necesaria para pasar por las auditorías que utilizar un sistema automatizado. Con toda su documentación interconectada, no hay que armar el rompecabezas o jugar a conectar los puntos: todo está hecho, y eso significa no perder dinero en recordar productos innecesariamente porque no se puede identificar el camino exacto de cada ingrediente hacia el cliente.

4.- Formación en trazabilidad.

Sí, aunque parezca que queremos vender cursos, pero la formación es fundamental. El equipo APPCC y los trabajadores deben recibir la formación adecuada para que la trazabilidad, y por ende, el simulacro de retirada de producto se lleven a cabo de la mejor manera.

5.- Si aun así os cuesta: buscad asesoramiento.

Cuando la trazabilidad no funciona, cuando el simulacro falla una y otra vez: poneos en manos de expertos. Si necesitas asesoramiento, no dudes en contactar con nosotros. A veces, la ayuda de un experto te puede evitar un buen lío.

En resumen, las retiradas son perjudiciales en todos los sentidos, pero suceden, así que no te cojan desprevenido. Bien sea mediante la tecnología, o formando y entrenando a los trabajadores, y podrás contribuir, en gran medida, a mantener a flote la empresa si alguna vez te enfrentas a la pesadilla de un retirada de producto. Así que: a trabajar en el simulacro de retirada de producto. No es una pesadilla, es una gran oportunidad.